Envías una cotización y el cliente dice que nunca llegó. Antes de reenviarla varias veces, comprueba si hubo un rechazo, si quedó en spam o si se envió a una dirección incorrecta. Son situaciones distintas y cada una necesita información diferente para investigarla.

Tener una dirección con el dominio de tu empresa ayuda a identificar al remitente, pero no garantiza que todos los mensajes lleguen a la bandeja principal.

Primero identifica qué ocurrió

Reúne estos datos antes de contactar al soporte:

  • Fecha y hora aproximada del envío, indicando la zona horaria.
  • Dirección del remitente y del destinatario.
  • Si el problema afecta a una persona, a un dominio o a varios clientes.
  • Si recibiste un mensaje de error o rechazo.
  • Desde dónde enviaste: webmail, Outlook, formulario del sitio, CRM u otra aplicación.

Si existe un aviso de rechazo, conserva el texto completo. Cuando un mensaje queda en spam, las cabeceras que puede obtener el destinatario ayudan a revisar cómo fue autenticado. Comparte esta información por el canal de soporte y evita publicar datos de clientes.

Haz un inventario de quién envía con tu dominio

Una empresa puede enviar correos desde varias herramientas sin tenerlo documentado. Por ejemplo, una persona usa su casilla para enviar presupuestos, el sitio confirma formularios y un sistema de facturación envía documentos automáticamente.

Anota cada servicio, quién lo administra y qué dirección utiliza como remitente. Una configuración correcta en la casilla no implica que el formulario o el CRM también estén bien configurados.

Ese inventario es el punto de partida para revisar la autenticación del dominio y evita olvidar herramientas cuando cambias de proveedor.

Qué hacen SPF, DKIM y DMARC

Estos mecanismos cumplen funciones relacionadas:

  • SPF indica qué servidores están autorizados para enviar por el dominio utilizado en la comprobación SPF.
  • DKIM añade una firma que permite verificar el dominio firmante y detectar cambios en las partes firmadas del mensaje.
  • DMARC comprueba la alineación del dominio visible del remitente con SPF o DKIM y permite declarar una política para mensajes que no superan esa validación.

Las directrices de Gmail para remitentes exigen SPF o DKIM a todos los remitentes hacia cuentas personales de Gmail, y SPF, DKIM y DMARC a quienes envían más de 5.000 mensajes diarios a esas cuentas. Cumplir la autenticación ayuda, pero no asegura la llegada a la bandeja de entrada.

Pide a quien administra tus DNS que revise todos los servicios del inventario. No copies registros de otra empresa ni actives una política estricta de DMARC sin comprobar antes tus envíos legítimos.

Si el problema aparece solo en el formulario web

Prueba una consulta y verifica la configuración de envío de la aplicación. Como criterio de configuración, utiliza una dirección autorizada de tu dominio como remitente y el correo del visitante como dirección de respuesta cuando la herramienta lo permita.

Pide a tu desarrollador que revise el método de envío, los errores registrados y la autenticación del servicio utilizado. Comprueba también que el mensaje llegue al destino correcto y que al responder se abra la dirección del visitante.

Si ocurre con campañas comerciales

Separa la revisión de tus conversaciones habituales de la de campañas masivas. Documenta la herramienta utilizada, el origen de los contactos y cómo gestionas las bajas y direcciones que rechazan mensajes.

Consulta con tu proveedor si el servicio contratado admite ese tipo de envío y cuáles son sus límites. Una casilla destinada al trabajo diario puede no ser adecuada para una campaña de gran volumen. Evita resolver el problema reenviando el mismo mensaje repetidamente a toda la lista.

¿Conviene cambiar de proveedor de correo?

Puede ser razonable si necesitas capacidades, soporte o límites que tu servicio actual no ofrece. Antes, identifica si el origen es una configuración del dominio, una herramienta concreta o un problema del servicio.

Al comparar alternativas, pregunta cómo se configuran los remitentes externos, qué asistencia existe para errores de entrega y qué incluye la migración de casillas. Revisa también almacenamiento, administración de usuarios y acceso desde los dispositivos de tu equipo.

Puedes evaluar nuestro correo corporativo o Google Workspace, según tus necesidades de comunicación y colaboración.

Preguntas frecuentes

¿Cambiar de hosting web arregla el correo?

No necesariamente. La web y el correo pueden estar en proveedores diferentes. Primero identifica qué servicio envía los mensajes afectados.

¿Basta con pedir al cliente que me agregue a sus contactos?

Puede ser una medida puntual, pero no sustituye investigar un problema que afecta a varios destinatarios.

¿Puedo mantener las direcciones de mi empresa al migrar?

Habitualmente puedes conservarlas si mantienes el control del dominio y las creas en el nuevo servicio. Debes coordinar el traslado del historial, los registros DNS y la configuración de dispositivos con el proveedor.

Prepara una consulta que permita avanzar

Contacta a Bitsur con el dominio de tu empresa, la cantidad de casillas y las herramientas que envían correos. Si buscas cambiar de servicio, indica qué necesitas resolver. No envíes contraseñas en la consulta inicial; el equipo podrá indicar el canal y los datos necesarios para el siguiente paso.